Binnenlandse vergoeding voor dienstreizen

PRINCIPE De forfaitaire vergoedingen die een werkgever toekent als terugbetaling voor de verblijfskosten van een werknemer tijdens beroepsverplaatsingen in België worden niet belast indien hun bedrag niet hoger is dan de overeenkomstige vergoedingen die de overheid aan haar eigen personeel toekent.

Nogal wat bedrijven geven hun medewerkers een dienstvergoeding voor binnenlandse dienstreizen van 19,22 euro per werkdag.

U kan deze vergoeding geven aan medewerkers die op dienstreis gaan op voorwaarde dat zij zich minimaal 5 uren buiten het kantoor bevinden, het middaguur inbegrepen, of, indien zij zich minimaal 8 uren buiten kantoor bevinden,  maar op het middaguur wel op kantoor zijn.

Momenteel zien we dat de belastingadministratie deze vergoeding wenst te herkwalificeren als loon indien het rondreizen integraal deel uitmaakt van de job, bijvoorbeeld bij een verkoper etc. 

Hoe kan u dit ondervangen?

  • U kan een akkoord vragen via een ruling bij de dienst Voorafgaande Beslissingen, met name dat de betreffende vergoeding in casu toch als een kost eigen aan de werkgever kan beschouwd worden.
  • U houdt de werkelijke kosten bij die de betreffende werknemer maakt gedurende minimaal 3 maanden. Daarna kent u het gemiddelde maandbedrag aan werkelijke kosten toe dat de werknemer maakt en kan u opteren om dit als een forfaitaire onkostenvergoeding aan hem toe te kennen i.p.v. een terugbetaling te doen op basis van werkelijke kosten.